Los museos se encuentran entre los pocas instituciones que intentan preservar los momentos de generaciones pasadas. Son, de hecho, hijos del arte y la historia.
En el mundo científico de hoy, preservar el patrimonio material y espiritual y los métodos de exhibir y clasificar obras en museos es de suma importancia. Los museos son responsables de esta importante tarea y haciendo que los recursos de información sean accesibles en formas digitales, los museos logran cumplir con sus roles tradicionales.
Por tanto, la gestión de la información en estos museos, para acceder a los recursos de datos digitales de forma más rápida, sencilla y sin peligros de manipulación, y mediante el uso de diseños de metadatos estándar, es significativo.
Los museos virtuales pueden proporcionar información con todo detalle, lo que resulta útil para varios tipos de visitantes. Simultáneamente ayuda a ciertas necesidades de investigación y satisface las necesidades de estudio comparativo de investigadores y estudiantes haciendo accesibles las colecciones de los museos.
Styliani et al. definen los museos virtuales como "colecciones de objetos digitales que se colocan en varios medios y que, debido a su
espacio para soportar diferentes puntos de acceso se adaptan a los medios de comunicación tradicionales y son, por tanto, flexibles a la hora de tratar las necesidades e intereses de los visitantes. El museo virtual no posee un lugar o espacio real espacio y sus objetos o la información relacionada con ellos pueden distribuirse por todo el mundo".
La idea de los museos virtuales fue presentada por primera vez por André Malrux en 1974. La idea de museo virtual en Internet se propuso por primera vez en 1968 en la conferencia sobre "el ordenador y su aplicación en museos", que fue aceptada por el museo Metropolitan de Nueva York. La utilización de ordenadores como bases de datos de diferentes formas ha sido gradualmente muy notable después de la década de 1980. Los museos virtuales llegaron a Internet en 1991 y en 1995 se distribuyeron públicamente.
La definición más simple de metadatos que se menciona en la mayoría de los recursos es "datos sobre datos", que significa datos que describen otros datos.
Podede decirse, también, que "Los metadatos se refieren a una descripción estructurada que se almacena como datos informáticos y desea explicar las características fundamentales de otros datos y datos sintéticos informáticos".
Deegan, M. y Tanner, S. (2003). Futuros digitales: estrategias para la era de la información.
Podemos considerar los metadatos como datos que describen el contenido, la forma o las características de un registro de datos de una fuente de información y se puede utilizar en la descripción de recursos totalmente estructurados o información no estructurada como documentos escritos. Los metadatos se pueden utilizar en recursos digitales, datos numéricos (incluidas imágenes numéricas) y documentos impresos como libros, revistas e informes. Los metadatos se pueden colocar en la fuente de información (como el código web) o pueden mantenerse por separado en una base de datos de información.
Es precisamente éste el estado actual de la mayor parte de los museos y origen de la propuesta de este desarrollo: un "Editor de metadatos para la descripción archivística" que, utilizando tecnologías probadas y estándares internacionales, inscrusta en los documentos los metadatos descriptivos.
Los estándares y diseños de metadatos han sido el resultado de los intentos realizados por diferentes sociedades profesionales para satisfacer las crecientes necesidades del entorno digital. Algunos de los logros más importantes de este tipo son Dublin Core, MARC XML, MODS, METS, PREMIS y EAD.
Los metadatos con una inversión que, si se gestiona sabiamente, puede generar un rendimiento significativo del capital intelectual. Podría decirse que los metadatos son uno de nuestros activos más importantes. El hardware y el software van y vienen, a veces se vuelven obsoletos con una rapidez alarmante, pero los metadatos de alta calidad, basados en estándares e independientes del sistema se pueden usar, reutilizar, migrar y diseminar de muchas formas, incluso de formas que no podemos anticipar en este momento (como en el caso de los datos abiertos vinculados, que es un concepto relativamente reciente).
La digitalización no es igual al acceso. El mero hecho de crear copias digitales de los materiales de la colección no hace que esos materiales se puedan encontrar, comprender o utilizar para nuestra audiencia en constante expansión de usuarios en línea. Pero la digitalización combinada con la creación de metadatos cuidadosamente elaborados puede mejorar significativamente el acceso del usuario final, y nuestros usuarios son la razón principal por la que creamos recursos digitales.
Los metadatos no tienen por qué ser digitales. Los profesionales del patrimonio cultural y de la información llevan creando metadatos desde que gestionan colecciones. Cada vez más, estos metadatos se incorporan a los sistemas de información digital, pero también se pueden registrar en formatos analógicos como catálogos de tarjetas, archivos verticales y etiquetas de archivos.
Los metadatos se relacionan con más que la descripción de un objeto. Si bien los profesionales de museos, archivos y bibliotecas pueden estar más familiarizados con el término en asociación con la descripción o la catalogación, los metadatos también pueden indicar el contexto, la gestión, el procesamiento, la preservación y el uso de los recursos que se describen.
Los metadatos pueden provenir de diversas fuentes. Estos pueden ser suministrados por un humano (por el creador del archivo digital, por un profesional de la información y/o por un usuario experto o no experto). También se puede generar automáticamente mediante un algoritmo informático o inferir a través de una relación con otro recurso, como un hipervínculo.
Los metadatos continúan acumulándose durante la vida de un objeto o sistema de información. Los metadatos se crean, modifican y, a veces, incluso se eliminan en muchos momentos durante la vida de un recurso.
Los metadatos de un objeto de información pueden ser simultáneamente los datos de otro objeto de información, según los tipos de agregaciones y dependencias entre los objetos y sistemas de información. Las distinciones entre lo que constituyen datos y lo que constituyen metadatos a menudo pueden ser muy fluidas y pueden depender de cómo se desee utilizar un determinado objeto de información.
Los metadatos son como el interés: se acumulan con el tiempo. Para extender aún más la metáfora, las inversiones inteligentes en metadatos generan el mejor rendimiento del capital intelectual. Los metadatos cuidadosamente elaborados dan como resultado la mejor gestión de la información y el mejor acceso para el usuario final, tanto a corto como a largo plazo. Si se han creado metadatos completos y consistentes, es posible concebir que se utilicen en un número casi infinito de formas nuevas e incluso actualmente imprevistas para satisfacer las necesidades de los usuarios tradicionales y no tradicionales para la multiversión y para el mapeo y minería de datos.